Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian, yakni fungsi yang dijalankan para manajer di semua tingkatan. Hal pengorganisasian bukanlah struktur organisasi, melainkan terorganisasinya semua aktivitas sehingga tugas dan fungsi berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi pengorganisasian sangat menentukan kelancaran pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, dan tanggung jawab sehingga setiap orang tahu apa kedudukan, tugas, fungsi, pekerjaan, tanggung jawab, kewajiban, dan hak serta wewenangnya.

Selain itu, harus diketahui siapa atasan dan bawahan, bagaimana cara berhubungan, dan sebagainya. Langkah-langkah pengorganisasian dilakukan dengan mempelajari rencana, menegaskan nama penanggung jawab, tujuan setiap unit kerja, yang dipertanggungjawabkan oleh suatu golongan atau kelompok dengan pemimpin. Kepala unit kerja didelegasikan kewenangan serta tanggung jawabnya sesuai dengan bobot dan beban unitnya. Semua aktivitas itu disusun berupa skema dan badan organisasi, peraturan, serta instruksi sehingga tidak bertentangan dengan struktur organisasi.

Pengorganisasian dilaksanakan dengan tahap sebagai berikut;
1. Penstrukturan
Pengstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja sekurang-kurangnya mencakup dua kegiatan utama.
a. Pengelompokan dan pendistribusian tugas
Pengelompokan dan pendistribusian tugas dimaksud agar program kerja bisa dilaksanakan oleh semua staf atau para pelaku dengan mudah, praktis, dan efektif. Untuk itu, perlu dipertimbangankan dan diperhatikan sumber daya manusia yang akan mengerjakannya dengan kriteria;

• Pengetahuan, keterampilan, dan keahlian;
• Waktu yang tersedia;
• Jumlah sumber daya manusia yang tersedia.

b. Pembentukan unit dan struktur
Pembuatan struktur organisasi perpusdokinfo dilakukan melalui tahapan sebagai berikut;

• Menentukan tingkat kedudukan atau eselonisasi,
• Menentukan unit atasannya yang berkaitan dengan garis wewenang dan tanggung jawab,
• Menyusun uraian tugas setiap unit kerja,
• Menyusun bagan atau struktur unit organisasi.

2. Pemilihan dan Penunjukan Staf
Pemilihan dan penunjukan staf, yakni memilih orang yang tepat dengan prinsip the right man on the right place. Tahapan yang harus dilakukan dalam pemilihan dan penunjukan staf sebagai berikut;

• Membuat analisis dan perhitungan staf yang diperlukan, baik jumlah maupun kompetensi yang diperlukan.
• Menganalisis dan membandingkan kondisi dan mutu pegawai yang sudah ada.
• Melakukan langkah-langkah pengembangan tenaga baru yang diperlukan,
• Menyiapkan staf yang akan dipakai melalui pelatihan sesuai dengan kebutuhan.
• Menyiapkan surat penugasan atau surat keputusan tentang penempatan para staf.

3. Fungsionalisasi
Fungsionalisasi ialah penentuan tugas dan fungsi setiap orang dan unit satuan kerja.

4. Kepalan Unit Kerja
Kepala unit kerja di suatu perpustakaan pada dasarnya menyangkut pengolahan aspek administrasi sumber daya keuangan, kepegawaian, gedung atau ruangan, serta perlengkapan dan peralatan. Hal itu dimaksudkan untuk menunjang dan memberi kemudahan bagi kelancaran pelaksanaan tugas fungsional. Tugas manajerial semua tugas nonfungsional melipuit;

• Memimpin tugas teknis dan ketatausahaan dan hal lain yang tidak termasuk tugas fungsional.
• Memimpin seluruh tugas di unitnya, baik tugas fungsional maupun tugas nonfungsional lainnya (teknis dan ketatausahaan).

5. Tanggung Jawab Manajemen Perpustakaan
Tanggung jawab manajemen perpustakaan adalah;

• Merumuskan tujuan dan sasaran serta rencana kerja yang harus dicapai oleh perpustakaan secara keseluruhan, baik jangka panjang, menengah, maupun jangka pendek.
• Menyusun program dan kegiatan serta mengatur mekanisme pelaksanaan kerja untuk mencapai tujuan dan sasaran.
• Menyediakan tenaga, anggaran, perlengkapan, serta sarana dan prasarana perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan dan pengembangannya.
• Menyusun pertanggungjawaban secara tertulis dari seluruh pelaksanaan program, tenaga, dan sumber daya lainnya.

Demikianlah ulasan mengenai “Pengorganisasian Perpustakaan”, yang pada kesempatan ini dapat dibahas dengan lancar dan semoga bermanfaat. Cukup sekian dan jangan lupa untuk membaca ulasan lainnya!

*Rajinlah belajar demi Bangsa dan Negara, serta jagalah kesehatanmu!
*Semoga sukses dan tujuan baik anda terwujud!